La forma en la que organizamos nuestro espacio de trabajo influye en nuestra productividad y creatividad. Además la concentración se vuelve difícil de mantener si utilizamos demasiado tiempo buscando material o apartando papeles para abrirnos hueco en la mesa. Lo cierto es que el desorden en el escritorio nos hace menos productivas.
El objetivo a la hora de organizar nuestro rincón de trabajo es lograr un espacio agradable, funcional y acogedor que nos permita sentirnos a gusto durante las horas en las que estemos utilizándolo para poder dar lo mejor de nosotras mismas en el plano laboral. Muchas veces no somos conscientes de la cantidad de tiempo que podemos llegar a perder en la búsqueda de todos esos materiales que se necesitan para hacer el trabajo que nos toque hacer. Un tiempo precioso que se nos va entre los dedos y que hace que nuestras horas dedicadas al trabajo no sean tan productivas como debían ser. En este post te conté cómo evitar que nos desconcentre la falta de orden.
He escuchado a muchos clientes decirme que consideraban que una mesa llena de papeles, con demasiadas cosas sobre ella o un deficiente sistema de organización, no les afectaba en su día a día. Sin embargo, cuando les hago ver el tiempo que pierden o como les inquieta y estresa no encontrar lo que buscan o tardar demasiado en buscar lo que les hace falta, se dan cuenta de que es verdad que les afecta.
Sin lugar a duda son distintos y variados los factores que miden la productividad laboral. Hoy nos centraremos en solucionar y mejorar el orden en nuestro espacio personal de trabajo, lo haremos siguiendo 4 pasos. Con ellos lograremos que esté mejor organizado y se mantenga en orden con no demasiado esfuerzo. Lo que será una gran aportación en nuestra productividad diaria.
Veamos cómo evitar que el desorden en el escritorio nos haga menos productivas.
1. Selecciona y quédate con lo necesario.
Empezaremos por eliminar lo que se ha ido acumulando y ya no es necesario, o lo que es lo mismo por seleccionar y quedarnos con lo que si nos es necesario. Para saber lo qué guardamos hay que sacar las cosas de donde están. Pero no lo haremos todo de una vez, sino que lo fraccionaremos para que resulte más fácil. Divide en secciones, p.e. si la sección-papeles está en unos estantes comienza por los que están más arriba y ve bajando.
Prioriza por lo que más te urja.
Es tu oportunidad de probar una nueva y más cómoda configuración del espacio de trabajo.
Comienza por despejar los papeles que tengas claro que van al cubo del reciclaje, los que no apártalos para organizarlos, después. Reduce el material de oficina a lo que usas y así con todo los elementos que guardas. Reduce y escoge.
Manual para organizar nuestro espacio de trabajo y ordenar nuestro día.
2. Ordena por frecuencia de uso, sea lo que sea.
Agrupa por actividad, tema, fechas, uso, etc, decide cuál es la mejor opción, según de qué se trate.
Los papeles puedes agruparlos por temas, guardados en carpetas y/o en archivadores. La siguiente división te ayudará a saber dónde colocarlos.
- Archivos de corto plazo, los que estás usando.
- Archivos de medio plazo, has terminado con ellos,pero puede que tengas que consultarlos.
- Archivos a largo plazo, los que vas a conservar de manera indefinida.
Sean papeles o útiles de oficina determina dónde deben estar según la frecuencia de uso.
- Uso diario, estarán accesibles sin que invadan el área de trabajo.
- Uso semanal, en zonas por debajo de nuestra cintura.
- Uso mensual/anual, archivado por encima de nuestros hombros.
La idea es ahorrar movimientos y esfuerzos al acceder a aquellos artículos de uso diario y frecuente.
3. Contén las cosas usando soluciones de almacenamiento.
Hay variadas opciones para almacenar los accesorios de escritorio y los artículos de oficina. Todo dependerá del espacio de almacenaje con el que contemos, ya sea directamente sobre el escritorio, en una cajonera cercana, un armario o en estantes. Personalmente, recomiendo no colocar demasiados elementos sobre el escritorio ya que pueden llegar a ser una distracción. Limita a tres, los objetos que dejas sobre el escritorio.
Si carecemos de soluciones de almacenamiento o son muy escasas, usaremos las paredes como espacio de almacenamiento adicional. Organizando en vertical para dejar libre el escritorio con estantes y/o organizadores en la pared. En el escritorio de mi hija usé el tablero Skadis de Ikea.
Utiliza contenedores con compartimentos y/o separadores de madera o de plástico, para el material de oficina, será fácil encontrarlo a la primera y muy sencillo mantenerlo en orden. Saber dónde está cada cosa hace que seamos más eficientes en nuestra labor. Realmente, los organizadores de escritorio y de material de oficina pueden contribuir a nuestra productividad, al permitirnos encontrar todo muy rápido.
Te dejo algunas ideas y enlaces para organizar tu zona de escritorio.
4. Dedica 5 minutos diarios a mantener el orden.
Al acabar cada sesión de trabajo deja recogido todo como si otra persona fuese a utilizar el escritorio, aunque no sea así. Será fabuloso cuando te vuelvas a sentar verlo todo limpio y ordenado; tu mente te lo agradecerá.
Crea un Módulo de trabajo para ese proyecto que tienes entre manos, agrupa en un contenedor todo el material necesario (lápiz,boli,carpetas,papeles,etc.). Sólo tendrás que sacar las cosas y seguir con tu trabajo. Por ejemplo, la caja Kuggis de Ikea puede ser una buena idea.
Controla lo que entra en tus carpetas, cuando archives algo mira si hay papeles antiguos de los que te puedes deshacer. No te olvides del peligro que tienen todas las superficies horizontales, son un imán para acumular y apilar cosas en ellas. Dedica unos pocos minutos diarios e integra las tareas de organización y limpieza como parte de la operativa semanal de trabajo, así no tendrás que darte atracones de orden y limpieza.
Actúa como un vigilante para evitar la acumulación.
Añade una planta en tu espacio de trabajo ya que está demostrado que nos mejora el estado de ánimo y nos motiva positivamente, eso sí cuida de que esté en buenas condiciones, si no el efecto será el contrario.
Cristina, Organizadora profesional y Visual merchandiser. Autora de Aligera tu casa Simplifica tu vida y 5 Semanas para ordenar tu casa.
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